Patrícia Gonçalves
Para quem tem empresa, ter um contabilista certificado é uma obrigação legal. É ele quem trata de toda a contabilidade e das obrigações fiscais da entidade. Mas pode acontecer, em algum momento, sentires necessidade de mudar, e nessa altura convém fazer todo o processo de forma organizada, para que corra tudo bem.
Quando devo mudar de contabilista
Pode acontecer que, com o tempo, já não te sintas alinhado com o teu contabilista atual, e é um processo normal, como acontece com qualquer prestador de serviços.
Há alguns sinais que podem indicar que faz sentido pensar em mudar:
- Falta de conhecimento
- Demora na resposta
- Falta de acompanhamento
- Atraso no envio das declarações
Entre outros.
A melhor altura para mudar é no início do ano, o processo torna-se muito mais simples quando é feito nesta fase. Assim, o contabilista anterior fecha um ano completo e o novo "começa do zero", sem ficar preso ao envio de documentação pendente do antigo contabilista.
Se só perceberes que queres mudar depois de o ano já ter começado, o recomendado é fazê-lo após o fecho de um trimestre, nomeadamente em abril ou em julho.
Atenção: não é recomendável mudar de contabilista nos últimos quatro meses do ano. Regra geral, o contabilista associado à entidade em setembro é o responsável por fazer o fecho do ano.
Resumindo:
- Início do ano: a melhor altura
- Início do 2.º ou 3.º trimestre (abril e julho): uma boa altura
- Evitar: o meio dos trimestres e o período depois de setembro
Se estás a pensar mudar nos últimos meses do ano, o mais simples é fazeres a passagem já em janeiro.
Como fazer a mudança da melhor forma
Antes de mudares, recomendo que fales com o teu contabilista atual, para alinharem a situação e as tuas expectativas. Se perceberes que ele passa a corresponder ao que precisas, talvez valha a pena manter o profissional. Se não corresponder, mudar é uma boa opção.
- Escolhe o novo contabilista. Antes de rescindires o vínculo com o atual, é recomendável já teres um novo profissional em mente. Assim, o processo torna-se mais simples e evitas períodos sem um contabilista responsável.
- Avisa o contabilista atual. Verifica se tens um contrato de prestação de serviços e se este define um prazo de aviso prévio. Se tiver, cumpre esse prazo, comunicando a rescisão por e-mail ou carta registada. Se não tiver, é recomendável avisar com antecedência, nomeadamente entre 30 a 60 dias antes da mudança efetiva.
- Aguarda o contacto entre contabilistas. Um contabilista só pode assumir a tua contabilidade depois de comunicar com o anterior, para confirmar que os honorários estão regularizados. Só depois de o contabilista anterior dar "luz verde" é que se pode avançar com a passagem (artigo 74.º do Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados e artigo 16.º do Código Deontológico).
- Solicita a documentação da empresa. Deves pedir ao contabilista anterior toda a documentação contabilística, para depois a entregares ao novo. O novo contabilista só deve assumir a contabilidade depois de ter toda a informação em mãos, para garantir a regularidade técnica e o melhor acompanhamento possível.
- Confirma se ficou tudo regularizado. Depois de feita a passagem e concluídas as obrigações que ainda eram da responsabilidade do antigo contabilista, verifica se ficou algo pendente e se tudo está em conformidade a nível de entregas.
Documentos que deves solicitar
Estes são, pelo menos, os documentos essenciais para uma passagem completa:
- Senhas de acesso (AT, Segurança Social, ViaCTT, Relatório Único)
- Balancetes e extratos do ano anterior (e do ano corrente, se a mudança for feita a meio do ano)
- Mapa do imobilizado e das amortizações (dos ativos da empresa)
- Ficha de cadastro dos funcionários, mapas de cada funcionário e recibos de vencimento
Perguntas frequentes
Quanto custa mudar de contabilista?
O processo de mudança não tem custos, cada profissional cobra o valor do seu próprio honorário pelo serviço prestado, mas a mudança em si não tem qualquer custo associado.
O contabilista atual pode recusar entregar os documentos?
Não. A entrega dos documentos ao novo contabilista é uma obrigação legal. Se sentires que há algum impedimento, deves contactar a Ordem dos Contabilistas Certificados ou, em último recurso, recorrer a tribunal.
Posso mudar de contabilista a qualquer altura?
Sim, podes mudar a qualquer altura do ano, mas recomenda-se evitar mudanças entre setembro e dezembro, sendo assim recomendado que a passagem seja feita no início do ano seguinte.