Patrícia Gonçalves
Se estás a pensar abrir empresa, há vários passos a ter em conta, desde as decisões que precisas de tomar antes de constituíres até às obrigações que surgem logo a seguir. Neste artigo, encontras o processo completo, para chegares a este momento com tudo definido e sem surpresas.
O que decidir antes de constituir
Antes de constituíres empresa, deves ter bem definidos diversos pontos, nomeadamente:
- Que atividades vais exercer (escolher os códigos de atividade e definir o objeto social)
- Quantos sócios e qual o capital social de cada um (o capital social é a participação que cada sócio vai dar para a empresa arrancar, é a respetiva "quota")
- Qual vai ser a morada efetiva da entidade
- Nome da entidade
Recomendo que tenhas tudo isto bem definido antes de começares, porque qualquer alteração depois da constituição tem um custo adicional de 200€ por ato na conservatória.
Quanto ao nome da entidade, há alguns cuidados a ter:
- Se quiseres usar o nome dos sócios ou um nome pré-aprovado, podes consultar a bolsa de firmas e denominações e não há qualquer problema.
- Se quiseres um nome personalizado, tens de pedir um certificado de admissibilidade antes da constituição. É um certificado onde indicas 3 nomes que gostarias para a empresa, que depois são avaliados. Se um deles for aprovado, podes usá-lo.
O custo do certificado é de 75€ e demora, em média, 3 semanas. Com taxa de urgência, o custo sobe para 150€ e o prazo desce para 2 a 3 dias.
Como constituir
Existem duas formas de constituíres a tua empresa:
- Presencialmente, numa conservatória comercial, ficando com a empresa constituída na hora
- Online, num processo que demora alguns dias a ficar concluído
A diferença entre as duas está no custo:
- Presencial: 360€
- Online: 220€
Se optares pela via online, recomendo que o faças com o apoio de um advogado ou solicitador, para garantires que tudo fica em conformidade. Nestes casos, deves considerar o honorário deste profissional na tua previsão de custos inicial.
O que fazer após ter a empresa
Depois da constituição, existem várias obrigações a cumprir:
- Deves tratar em breve do RCBE (declaração de quem participa na entidade): precisas desta declaração para abrires conta bancária
- Tens 5 dias úteis após a constituição para abrires conta bancária num banco
- Tens 15 dias úteis após a constituição para abrires atividade. Este passo é feito pelo contabilista, por isso deves ter um em mente antes de abrires empresa, ou contratar um dentro deste intervalo de tempo: é aqui que a minha equipa te pode ajudar!
Depois de todos estes passos, falta verificar se são necessários licenciamentos para a atividade, entre outras obrigações próprias de cada negócio.
Como fazer a gestão da contabilidade
Depois da constituição, é preciso muita organização documental para que tudo corra bem.
O que deves enviar ao teu contabilista:
- Credenciais de acesso às plataformas (AT e Segurança Social, chegam-te por carta)
- Todas as despesas afetas à empresa (envio mensal)
- Extratos bancários da empresa (envio mensal)
- Ficheiro SAF-T da faturação, ou o acesso à plataforma
- Contratos de trabalho que venham a existir
A contabilidade pode, e deve, ser a tua aliada, desde que exista organização e envio atempado da documentação. Com esta informação do lado do contabilista, é possível uma análise mais rápida e teres ferramentas para tomares decisões.
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